Das Portable File Format, kurz PDF, gehört zu den am häufigsten geteilten Dateiformaten online. Aufgrund seiner Flexibilität und verlässlichen Performance bietet es sich unter anderem für umfangreiche Dokumente mit eingebettetem Bildmaterial an. Große Inhalte stellen für das Adobe-Format selbst kein Problem dar. Doch es kann manchmal notwendig sein, ein PDF zu komprimieren, um es teilen und damit weiterarbeiten zu können. Egal, ob es darum geht, ein PDF per E-Mail oder Chat zu versenden, es auf einer Webseite zu veröffentlichen oder es auf einer Datenbank abzulegen, mithilfe der folgenden Tipps reduzieren Sie die Größe in wenigen Klicks.

Wie groß ist das PDF?

E-Mails dürfen eine Größe von maximal 25 MB nicht überschreiten und auch die meisten Chat Anbieter beschränken die Größe der Anhänge, die versendet werden können. Um sich den aktuellen Umfang der Datei anzeigen zu lassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das PDF in der Übersicht des Dateimanagers. Wählen Sie dann ganz unten auf dem Menü “Eigenschaften”, um sich die Dateiinformationen anzeigen zu lassen.

Medien innerhalb von PDFs komprimieren

Eingebettetes Bildmaterial und Grafiken können die Größe eines PDFs nach oben treiben. Für die Darstellung online ist bloß eine Auflösung von 72 PPI (Pixel per Inch) notwendig, um ein gestochen scharfes Bild zu erhalten. Grafische Dateien und Fotos können jedoch bis zu 600 PPI haben und dadurch unnötigen Platz einnehmen, wenn sie nicht zuerst konvertiert werden.

Indem Sie größere Bildformate wie PNG in sparsamere JPG umwandeln, können Sie Ihr PDF effektiv reduzieren. Dazu können Sie entweder auf ein Bildbearbeitungsprogramm zurückgreifen oder eines der vielen verfügbaren, einfachen und kostenlosen Onlinetools verwenden.

PDFs online komprimieren

Was bietet sich besser an, um ein PDF zu komprimieren, als ein kostenloses Onlinetool? Die Antwort lautet: das kostenlose Onlinetool vom Erfinder des Formats Adobe. 

Wie man ein PDF online verkleinert, ist bei dieser Applikation schnell erklärt: Datei hochladen, Komprimierungsrate auswählen, reduziertes PDF herunterladen, fertig. Die intelligente Anwendung berechnet dabei immer den bestmöglichen Kompromiss zwischen der Qualität der Darstellung und der Verkleinerung. 

PDFs mit der Hilfe von Word komprimieren

Eine weitere Möglichkeit, ein PDF stärker zu reduzieren, bietet sich, wenn man ein Worddokument in ein PDF umwandelt bzw. als solches speichert. 

Hier ist der Tipp: anstelle unter “Datei” die Option “als Adobe PDF speichern” auszuwählen, benutzen Sie “Speichern unter” und wählen als Dateityp “PDF”. Nun sollten Sie direkt darunter Optimierungsmöglichkeiten sehen. Klicken Sie auf das Kästchen neben “Minimale Größe (Onlineveröffentlichung)” wählen, um ein kleineres PDF zu generieren.

PDFs über den Druckertreiber komprimieren

In vielen Fällen kann man die Größe eines PDFs auch über die Einstellungen im Druckertreiber zu verringern. 

Wählen Sie dazu zuerst Ihr Dokument im Dateimanager an oder öffnen Sie es auf Ihrem Schirm. Drücken Sie nun gleichzeitig “STRG” und den Buchstaben “P” für “Print”, also Druck. Ändern Sie den Drucker zu Adobe PDF, bevor Sie auf das Wort “Druckereigenschaften” darunter klicken, um die erweiterten Einstellungen zu öffnen. Auf dem Reiter “Adobe PDF Einstellungen” finden Sie den Begriff “Standardeinstellungen”. Wenn Sie auf das Feld daneben klicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü, auf dem Sie unter anderem die Option “Kleinste Größe” sehen. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit “Ok” und wählen dann die Taste “Drucken”, um das PDF zu generieren.